Первое января 2026 года для миллионов российских предпринимателей на упрощёнке началось не с шампанского, а с калькулятора. Порог для освобождения от НДС рухнул с 60 до 20 миллионов рублей — и те, кто годами работал без счетов-фактур и деклараций, вдруг оказались плательщиками налога, о котором знали только понаслышке. Базовая ставка НДС выросла до 22%. А для тех, кто на упрощёнке, появился выбор из трёх вариантов — 5%, 7% или 22% — каждый со своими подвохами.
По данным ФНС, на начало 2024 года в России работало 4,4 миллиона налогоплательщиков на УСН — 1,4 миллиона компаний и 3 миллиона индивидуальных предпринимателей. Большинство из тех, чей доход превышает 20 миллионов в год, с первого января стали плательщиками НДС. И для большинства из них это — незнакомая территория.
Мы видим, как к нам приходят предприниматели, которые уже наделали ошибок за первый месяц. Выбрали не ту ставку, не обновили кассу, не перенастроили 1С. Эта статья — чтобы вы ошибок не повторяли. Или хотя бы исправили их до первой декларации.
Что конкретно изменилось с 1 января
Разберём по пунктам — без канцелярита, по-человечески.
Порог для освобождения от НДС упал втрое. Раньше можно было спокойно работать на упрощёнке с доходом до 60 миллионов и не думать об НДС. Теперь граница — 20 миллионов. Причём смотрят на доход за 2025 год: если вы за прошлый год заработали больше 20 миллионов — с первого января вы уже плательщик НДС. Если порог превышен в каком-то месяце 2026-го — НДС начнётся со следующего месяца.
Базовая ставка НДС выросла с 20% до 22%. Это касается всех — и тех, кто на ОСНО, и тех, кто на упрощёнке выберет стандартную ставку. Для бизнеса, который не может поднять цены, это прямое уменьшение маржи.
Для упрощенцев — три варианта ставки. По разъяснениям ФНС, выбор выглядит так: ставка 5% при доходе до 250 миллионов (без права на вычет), 7% при доходе от 250 до 450 миллионов (тоже без вычета), либо стандартные 22% с правом на вычет входного НДС. Какой вариант выгоднее — зависит от вашего бизнеса, и ниже мы это разберём.
Новый документооборот. Если вы стали плательщиком НДС — вам нужно выставлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж, подавать декларацию по НДС каждый квартал. Касса должна выделять НДС в чеке. Договоры с контрагентами нужно обновить, чтобы включить условие о ставке НДС.
Три ставки — и ни одна не очевидна
Самая частая ошибка, которую мы видим прямо сейчас: предприниматели выбирают ставку «на глаз». Кажется, что 5% — это всегда выгоднее, чем 22%. Но это не так.
Ставка 5% (до 250 млн дохода). Звучит привлекательно, но есть нюанс: при ставке 5% вы не можете принять к вычету НДС, который заплатили поставщикам. Если вы перепродаёте товар и ваш поставщик на ОСНО — в его цене уже сидит 22% НДС. Вы эти деньги не вернёте. Для торговли с высокой долей закупок это может оказаться дороже, чем ставка 22% с вычетом.
Ставка 7% (250–450 млн дохода). Та же логика, что и с 5%, но для более крупного бизнеса. Тоже без вычетов. Подходит тем, у кого маленькая доля входного НДС — услуги, IT, консалтинг.
Ставка 22% с вычетом. Если вы закупаете товар или услуги у контрагентов на ОСНО, которые выставляют вам счета-фактуры с НДС — вы можете вычесть этот входной НДС из своего налога. Для торговли и производства это часто оказывается выгоднее, чем «льготные» 5%.
Универсального ответа нет. Всё зависит от трёх переменных: доля расходов с НДС в общей структуре затрат, маржинальность бизнеса, и готовность вести полноценный учёт с вычетами. Для быстрой предварительной оценки можно воспользоваться нашим калькулятором проекта.
Пять ошибок, которые уже стоят денег
Мы собрали типичные проблемы, с которыми столкнулись предприниматели за первый месяц работы по новым правилам.
Ошибка 1: не обновили 1С и кассу. Программа выставляет документы со старой ставкой 20% вместо 22%, касса пробивает чеки без НДС, хотя должна выделять. Налоговая видит расхождение — и присылает требование. Обновление конфигурации 1С и прошивки ККТ — первое, что нужно было сделать до 1 января.
Ошибка 2: не пересмотрели договоры. В старых договорах цена указана «без НДС» или «НДС не облагается». Теперь вы обязаны начислить НДС сверху — но контрагент может отказаться платить больше, потому что в договоре зафиксирована сумма. Юристы уже завалены спорами на эту тему. Решение: заранее подписать допсоглашения с условием о корректировке цены при изменении ставки НДС.
Ошибка 3: выбрали ставку 5% без расчёта. Магазин с оборотом 40 миллионов и закупкой товара на 30 миллионов (с НДС от поставщика) выбрал ставку 5%. Итог: НДС к уплате — 2 миллиона. Если бы выбрал 22% с вычетом — заплатил бы около 700 тысяч. Разница — 1,3 миллиона рублей в год. Ставку можно изменить, но только с нового налогового периода.
Ошибка 4: не перенастроили CRM и документооборот. Менеджеры продолжают выставлять коммерческие предложения и счета без НДС. Клиент получает документы, где сумма не совпадает с тем, что потом приходит в УПД. Возникают споры, задержки оплаты, возвраты. Шаблоны документов, автоматические расчёты в CRM, интеграция с бухгалтерией — всё это нужно было настроить заранее.
Ошибка 5: ведут учёт вручную. Предприниматель решил «разобраться сам» — заполняет книгу продаж в Excel, считает НДС на калькуляторе, декларацию собирает вручную. При первой же камеральной проверке налоговая находит расхождения с данными контрагентов. Штрафы, пени, нервы. Ручной учёт НДС в 2026 году — это путь в никуда.
Как автоматизировать учёт НДС — пошагово
Хорошая новость: если правильно настроить инструменты, НДС не добавит вам головной боли. Плохая новость: «правильно» — ключевое слово. Вот что нужно сделать.
Шаг 1: обновить и настроить 1С. Убедитесь, что конфигурация обновлена до последнего релиза, который поддерживает ставку 22% и спецставки 5%/7% для УСН. Настройте учётную политику, отразите выбранную ставку, проверьте корректность формирования счетов-фактур, УПД, книги покупок и продаж. Если у вас 1С:Бухгалтерия 8 — обновления для НДС на УСН уже выпущены.
Шаг 2: интегрировать CRM с бухгалтерией. Когда менеджер создаёт сделку в amoCRM или Битрикс24, сумма НДС должна рассчитываться автоматически. Счёт клиенту — с выделенным НДС. УПД — формируется из CRM и попадает в 1С без ручного ввода. Это не фантастика — такие интеграции работают и внедряются за 2–4 недели. Подробнее о настройке — на странице CRM-интеграций.
Шаг 3: настроить электронный документооборот (ЭДО). С 2026 года ФНС активно продвигает переход на электронные счета-фактуры. ЭДО через Контур.Диадок, СБИС или Тензор позволяет обмениваться документами с контрагентами мгновенно, автоматически подтягивать входной НДС в книгу покупок и минимизировать ошибки при заполнении деклараций.
Шаг 4: обновить ККТ. Касса должна корректно выделять НДС по выбранной ставке. Если у вас онлайн-касса — обновите прошивку и проверьте, что в чеке отображается верная ставка. Если касса устаревшая — возможно, проще заменить.
Шаг 5: настроить автоматическую сверку с налоговой. Современные версии 1С позволяют сверять данные книги продаж с данными контрагентов до подачи декларации. Это критически важно: расхождение даже в одну копейку вызывает автотребование от ФНС. Настройте сверку как регулярный процесс — раз в месяц, а не раз в квартал «по ночам перед дедлайном».
Сколько стоит автоматизация — и сколько стоит её отсутствие
Давайте посчитаем конкретно. Возьмём типичную компанию: оборот 50 миллионов рублей в год, 3 сотрудника, amoCRM и 1С:Бухгалтерия.
Стоимость автоматизации: обновление и настройка 1С под НДС — от 15 000 ₽. Интеграция CRM с 1С для автоматического формирования счетов-фактур и УПД — от 40 000 ₽. Подключение ЭДО — от 5 000 ₽. Обновление шаблонов документов и настройка воронки под новые процессы — от 20 000 ₽. Итого: 80 000–120 000 ₽ на старте.
Стоимость отсутствия автоматизации: штраф за непредставление декларации по НДС — от 5% неуплаченной суммы за каждый месяц просрочки. Штраф за невыставление счёта-фактуры — 10 000 ₽ за первый квартал, 30 000 ₽ за повторное нарушение. Кассовый разрыв из-за неправильного расчёта НДС — непредсказуемо, но реально. Потеря контрагентов, которым нужны корректные документы для вычета — бесценно. Один крупный контрагент на ОСНО, который уйдёт из-за кривых счетов-фактур, может стоить дороже, чем вся автоматизация.
Рассчитать стоимость для вашего бизнеса можно в нашем калькуляторе.
Что будет дальше: 2027 и далее
Реформа не закончилась. По данным Минфина, порог для освобождения от НДС продолжит снижаться: в 2027 году — до 15 миллионов, в 2028-м — до 10 миллионов. Это значит, что с каждым годом всё больше предпринимателей на упрощёнке станут плательщиками НДС.
Обсуждается полная отмена УСН для торговых компаний — пока не ранее 2027 года, но сам факт говорит о направлении движения. Законодатели последовательно усложняют жизнь тем, кто работает «по-старому», и упрощают — тем, кто автоматизирует процессы и работает прозрачно.
Компании, которые прямо сейчас выстраивают нормальный учёт с интеграцией CRM, 1С и ЭДО, через год-два даже не заметят очередного снижения порога. А те, кто тянет — будут каждый январь начинать с паники.
Чек-лист: три действия на этой неделе
1. Проверьте, стали ли вы плательщиком НДС. Посмотрите доход за 2025 год. Если больше 20 миллионов — вы уже должны выставлять счета-фактуры и готовиться к декларации за первый квартал 2026. Если меньше — отслеживайте помесячно, чтобы не пропустить момент превышения.
2. Рассчитайте, какая ставка вам выгоднее. Возьмите долю расходов с НДС от поставщиков. Если она больше 60% от выручки — скорее всего, ставка 22% с вычетом будет выгоднее, чем 5%. Если расходов с НДС мало (услуги, IT, консалтинг) — ставка 5% может оказаться оптимальной. Примеры уже реализованных проектов по автоматизации — в нашем портфолио.
3. Оставьте заявку на аудит — мы проверим, корректно ли настроена ваша 1С и CRM под НДС, рассчитаем оптимальную ставку для вашего бизнеса и предложим план автоматизации, при котором НДС перестанет быть проблемой и станет просто ещё одной строчкой, которую система считает за вас.